Comment utiliser Excel pour la prévision, la planification et l’analyse des niveaux de dotation ?

Cinq caractéristiques clés d’une application de dotation Excel :

1. Prévision des besoins en ressources humaines
2. Prévision de la disponibilité des ressources humaines
3. Affectation des ressources humaines à divers projets, sites et unités commerciales
4. Comparaison du personnel affecté et du personnel nécessaire
5. Génération de rapports à des fins de gestion et de réglementation

Il est courant pour les organisations de commencer avec une simple feuille de calcul Excel pour gérer leurs besoins en personnel. Au fur et à mesure que les organisations se développent et que les exigences en matière de personnel et de rapports deviennent plus complexes, ces simples feuilles de calcul peuvent ensuite être transformées en applications Excel avec une quantité incroyable de fonctionnalités.

Étape 1 : Prévision des besoins en ressources humaines

Excel est idéal pour développer des prévisions, qu’elles soient basées sur des nombres et des ratios simples ou des modèles plus complexes. Des modèles peuvent être développés pour des projets individuels, des emplacements ou des unités commerciales. Ensuite, ces modèles séparés peuvent être agrégés à l’aide de la fonctionnalité Excel native ou du code VBA, en fonction de la complexité. Les données agrégées sont ensuite introduites dans les étapes suivantes.

Étape 2 : Prévision de la disponibilité des ressources humaines

Avec la prise de force, les vacances, les conférences, la formation et d’autres exigences qui tirent les gens du travail, il est important d’avoir la disponibilité de vos ressources à votre disposition. Si votre entreprise est grande et que ces informations sont stockées dans une base de données distincte, elles peuvent être extraites dans Excel avec une connexion de données ou une procédure d’exportation / importation. Si votre entreprise est petite, une interface peut être fournie pour saisir ces informations directement dans Excel.

Étape 3 : affectation des ressources humaines à divers projets, sites et unités commerciales

C’est ici que le plaisir commence. Pour chaque projet, emplacement ou unité commerciale, vous pouvez choisir qui vous voulez sur le tas et quand. Vous pouvez également nous fournir une logique afin que nous puissions nous amuser à développer un algorithme à utiliser pour attribuer automatiquement des personnes. Dans tous les cas, une seule personne ne peut travailler que jusqu’à un ETP par jour. À moins, bien sûr, que vous aimiez travailler vos employés à, disons, 120% ETP. À un moment donné, il y a une limite à combien une seule personne peut travailler avant que vous deviez affecter une autre ressource pour combler le besoin.

Étape 4 : Comparaison du personnel alloué et du personnel nécessaire

Voici où Excel fait un très bon travail. Avec les données des étapes 2 et 3, de jolies visualisations peuvent être créées pour vous permettre de déterminer rapidement où vous êtes en trop ou en sous-effectif.

Étape 5 : Génération de rapports à des fins de gestion et de réglementation

Enfin, avec toutes les données en un seul endroit, Excel peut créer tous les rapports dont vous avez besoin en un seul clic. Plus besoin de verser sur différentes feuilles de calcul pendant des heures pour essayer de comprendre les choses. Les établissements de soins aux patients comptent sur nos applications pour leur montrer comment ils parviennent à répondre aux besoins de soins horaires documentés et requis de leurs patients. Ces établissements doivent non seulement s’assurer qu’ils gèrent leur personnel conformément aux politiques de leur propre entreprise, mais ils doivent également maintenir un personnel adéquat pour répondre aux exigences réglementaires.