Des astuces pour gérer vos données dans Excel

Excel est sans aucun doute le logiciel incontournable que la plupart des gens et des entreprises utiliseront pour gérer leurs données. Cela étant dit, idéalement, il peut être utilisé non seulement pour remplir des feuilles de calcul avec des numéros et des noms, mais également comme un outil pour accéder facilement aux données que vous souhaitez gérer.

Pour être en mesure de le faire efficacement, le logiciel propose plusieurs outils permettant à pratiquement tout le monde de garder ses données à portée de main à tout moment. Voici quelques-unes des façons dont vous pouvez gérer efficacement les données dans Excel.

Planifier les tableaux et catégories avant de saisir des données

La création d’un format que vous allez appliquer à tous les classeurs dont vous disposez peut être un excellent moyen de suivre l’organisation des données. Disons, par exemple, que les données dont vous disposez représentent des chiffres de ventes mensuels ou même quotidiens. Si vous avez déjà un format qui vous oblige à entrer la valeur totale, la date et le concept derrière ce que ces ventes représentent, il vous sera facile de les regarder à chaque fois.

Non seulement cela, mais avec l’utilisation de différentes formules et variations, vous allez pouvoir créer différents regroupements à partir des mêmes données. En utilisant la fonction de requête de Microsoft Excel, par exemple, vous allez pouvoir créer automatiquement différents graphiques qui affichent des statistiques de ventes spécifiques par mois ou par concept. Essentiellement, nous parlons des mêmes données utilisées de différentes manières.

Valider les données

Lorsque vous collectez des données via une enquête ou des questions sur une page de destination, vous pouvez finir par enregistrer tout un tas de données dont vous n’avez pas besoin ou qui ne sont pas pertinentes. Pouvoir filtrer les informations incorrectes est une autre forme de gestion des données. Être en mesure de détecter de fausses adresses e-mail dans Excel, par exemple, pourrait vous faire gagner beaucoup de temps lorsque vous essayez de vous lancer dans des campagnes de marketing par e-mail ou simplement de contacter des clients potentiels.

Ce sera quelque chose de très simple. Tout ce que vous avez à faire est d’avoir la liste des e-mails que vous devez extraire dans une feuille de calcul et d’appliquer la fonction de validation d’adresse e-mail à la colonne. Rapidement, le programme affichera des fenêtres contextuelles pour indiquer quand le contenu écrit dans une cellule ne contient pas le format de courrier électronique approprié.

Une fonction similaire peut être appliquée pour garantir que seuls les formats de numéros de téléphone valides sont appliqués à des cellules spécifiques. Cela vous permettra de voir lesquelles des informations dont vous disposez pourraient être utiles. La suppression des données inutiles est également un moyen rapide de gérer les données dont vous disposez.

Listes déroulantes

Les listes déroulantes sont l’une des fonctionnalités préférées des utilisateurs Excel intermédiaires et experts. Communément appelées listes déroulantes. En effet, si vous disposez des données dont vous avez besoin, vous pouvez créer ces listes en moins d’une minute. C’est un moyen simple, mais extrêmement utile de gérer les données.

Comme pour presque toutes les fonctions d’Excel, vous allez avoir besoin des données dont vous avez besoin pour créer la liste déjà quelque part sur la feuille de calcul. À partir de là, il vous suffit d’être dans une cellule vide, de cliquer sur la validation des données, puis d’aller dans la liste. À partir de là, vous pourrez choisir les données qui feront partie de la liste.

Vous pouvez appliquer cette fonction à vos graphiques créés précédemment ou à d’autres parties de la feuille de calcul. Cela peut rendre la saisie de données beaucoup plus rapide, car les options peuvent déjà être présentées devant vous. En quelques clics, vous allez pouvoir remplir toutes sortes de formulaires.