Excel : produire des documents Word personnalisés en un clic

L’une des solutions les plus fréquemment demandées que nous rencontrons est la nécessité de gérer les travaux ou les commandes au sein d’une petite entreprise. La plupart des gens sont capables de mettre en place une feuille de calcul simple pour suivre et enregistrer le travail et c’est un excellent moyen d’éviter de payer pour un logiciel prêt à l’emploi coûteux qui ne répond pas à vos besoins. Mais qu’en est-il de la prochaine étape ?

Suivi des travaux Excel

À l’aide de listes, de recherches, de validation des données et de mise en forme conditionnelle, vous pouvez élever une simple feuille de suivi pour qu’elle devienne un outil de flux de travail essentiel, fournissant la base pour le traitement des tâches de la journée et servant de centre de données pour la création de rapports.

Ajoutez du code VBA et votre outil de suivi des tâches simple peut commencer à faire des choses comme déplacer les tâches terminées sur une feuille distincte afin que votre équipe puisse se concentrer sur le travail en cours. Ou que diriez-vous d’avertir les utilisateurs lorsqu’une tâche leur est assignée ou à leur service, utilisez le code pour relier vos listes déroulantes à Outlook et c’est parti.

Créer des documents avec Excel

Une fois que vous avez des commandes, des travaux ou des tâches saisis dans votre feuille de suivi, la progression naturelle est de vouloir en faire plus avec les données qui ont été enregistrées. La saisie des données prend du temps et est risquée, saisir des données plus d’une fois risque une erreur humaine, donc si vous avez déjà capturé les données dans la feuille de calcul, pourquoi les saisir à nouveau dans un bon de commande, un bon de livraison, une feuille de travail ou une facture ?

Les processus répétés tels que la production de documents à partir d’un tableau de données sont les atouts d’Excel, si vous n’avez pas l’expertise pour le faire, il existe de nombreuses ressources qui peuvent vous guider à travers, ou si vous n’avez pas le temps ou inclination, contactez simplement l’un de nos sympathiques équipes et nous vous aiderons.

Après avoir enregistré les données dans votre feuille de calcul, il suffit de les mapper dans un document modèle. Ce modèle peut être créé dans Microsoft Word ou Excel lui-même, et en cliquant sur un bouton, toutes les informations pertinentes d’un travail ou d’une commande donnée peuvent être intégrées dans les champs appropriés du document modèle. Il existe de nombreuses façons de procéder dans Excel : contrôles de contenu, signets ou bon vieux copier-coller, en fonction du niveau de complexité et de la mise en page du document final produit. Le document peut même être PDF et envoyé automatiquement par e-mail si nécessaire.

Économiser du temps et de l’argent en automatisant

Ce type d’automatisation n’est que l’une des milliers de solutions réussies que nous avons fournies à nos clients au fil des ans. Tout processus répété peut être automatisé, et bien que chaque solution soit sur mesure, chaque solution que nous développons s’appuie sur la vaste expertise et l’expérience de notre équipe de consultants Excel qualifiés, vous pouvez donc être sûr que nous vous fournissons un outil bien pensé pour votre entreprise.