Meilleures pratiques Excel pour le personnel de bureau

Tout comme les processus de recrutement et les publications de l’entreprise, les feuilles de calcul bénéficient de la standardisation et de la cohérence entre l’ensemble du personnel. Lorsque les employés respectent les conventions et les formats à l’échelle de l’entreprise, les documents qu’ils créent sont susceptibles d’être mieux compris, plus faciles à lire et plus fiables.

De plus, d’autres membres de l’organisation seront mieux en mesure d’éditer des feuilles de calcul conçues selon un ensemble commun de règles. Apprenez à développer des lignes directrices pour votre lieu de travail basées sur les meilleures pratiques pour l’utilisation d’Excel dans votre entreprise.

Utilisation

Excel offre suffisamment de flexibilité et de capacités pour rendre le programme utile à diverses fins, telles que des présentations, le stockage d’informations, l’analyse de données… Cependant, Excel n’est pas nécessairement le meilleur choix dans tous les scénarios. Bien que le logiciel soit capable de stocker de grandes quantités de données, d’autres programmes tels que des bases de données sont mieux adaptés à cette fin, en particulier si vous souhaitez effectuer des recherches complexes ou faire des comparaisons des données.

• Avant de commencer un document, vous devez évaluer si une feuille de calcul est l’outil le plus approprié pour la tâche.
• Concevoir des modèles et des classeurs pour la longévité ; en d’autres termes, les feuilles de calcul doivent être clairement comprises et facilement utilisées par les futurs collaborateurs.
• Former le personnel afin qu’il ait les connaissances appropriées pour utiliser efficacement les manuels de l’entreprise. Gardez à l’esprit que le personnel aura différents niveaux de connaissances et de compétences avec Excel ; utilisez les formules et la structure les plus simples possibles.

Mise en page

Essayez d’obtenir une apparence et une sensation cohérentes. Les préférences de mise en forme spécifiques que vous pouvez implémenter incluent :

• Utilisation d’une police standard, telle que Calibri 12 points, qui a été conçue pour être lisible à la fois pour le texte et les nombres
• Désactiver les quadrillages, qui ajoutent de l’encombrement
• Séparer et identifier clairement les champs d’entrée, les calculs et les cellules de sortie, peut-être en utilisant des cellules remplies de jaune lorsque l’entrée de données est requise et en plaçant les résultats calculés dans des cellules de couleur bleue.