Bases de données Excel : comment les créer ?

Les bases de données sont à la mode … et pour une bonne raison. La plupart des sites Web, des applications et des entreprises s’appuient sur une base de données pour organiser le stockage et la modification des informations. Les bases de données sont également utiles pour agréger des informations. Ainsi, que vous créiez un système d’inventaire léger pour votre entreprise de vente au détail ou que vous planifiez simplement une réunion de famille, une base de données est un excellent point de départ.

En 1985, Microsoft a introduit la première version d’Excel pour l’ordinateur Macintosh. C’était l’une des premières applications de tableur graphique à utiliser les capacités de pointer-cliquer de la souris. Même si Excel est plus ancien que la plupart des milléniaux, il reste l’une des applications logicielles d’entreprise les plus populaires au monde.

Qu’est-ce qu’une base de données Excel ?

Chaque base de données est constituée d’informations. Un élément essentiel de cette information est la façon dont vous l’organisez. L’organisation d’une base de données reflète les relations entre différentes informations

Si vous êtes déjà familiarisé avec les feuilles de calcul, vous avez l’habitude d’utiliser des lignes, les cellules horizontales dans les feuilles de calcul et les colonnes, les cellules verticales dans les feuilles de calcul.

Dans une base de données, chaque ligne est appelée un enregistrement. Et chaque colonne est un champ.

Qu’est-ce qu’un enregistrement ou ligne

Les enregistrements sont les principaux composants des informations qui composent une base de données. Chaque ligne de notre base de données représentera un nouvel enregistrement. En mettant toutes ces informations dans la même ligne, nous créons une relation entre chaque cellule de la ligne.

Dans notre base de données d’employés, chaque enregistrement contient des informations sur un seul employé. Et chaque élément d’information unique, comme son nom, son titre, son service et son salaire, est un nouveau champ dans notre base de données.

Qu’est-ce qu’un champ ou colonne

Les champs sont les informations partagées par chaque enregistrement. Le tout premier champ (colonne) d’une base de données est appelé le champ clé. Contrairement aux autres champs, le champ clé doit être unique pour chaque enregistrement. Ainsi, même s’il est tentant de commencer notre exemple de base de données d’employés avec une colonne de prénom, de nombreux employés partagent le même prénom. Au lieu de cela, nous devrions utiliser un identifiant unique comme un numéro d’employé.

Comment créer une base de données ?

Commençons par configurer nos champs ou colonnes de base de données. Nous allons définir le numéro d’employé comme champ clé pour nous assurer que chaque enregistrement a un identifiant unique. Ensuite, nous ajouterons des champs supplémentaires pour toutes les valeurs que nous souhaitons stocker sur nos employés.

Pour cet exemple, nous ajouterons le prénom, le nom, le titre, le service et le salaire comme champs supplémentaires dans la première ligne de notre feuille de calcul.

Maintenant que les champs sont en place, nous sommes prêts à commencer à ajouter des enregistrements, pour chaque employé de notre entreprise ou de notre base de données. En commençant par l’ID d’employé, nous remplirons chaque ligne d’informations en fonction de l’enregistrement d’employé que nous créons.

Une fois que tous les enregistrements des employés ont été ajoutés à la feuille de calcul, nous sommes prêts à transformer notre feuille de calcul en un tableau Excel.