Comment automatiser les minutes de réunion à l’aide d’Excel et SharePoint ?

Lorsque vous pensez aux procès-verbaux de réunion, l’idée de les noter dans un document Word vierge est probablement ce qui vient en premier à l’esprit de la plupart des gens. Bien que cela semble être une méthode raisonnable, ce n’est même pas le moyen le meilleur et le plus efficace d’enregistrer les minutes de réunion afin qu’elles puissent éventuellement devenir des tâches.

Exceloco, une société de conseil et de développement Microsoft, possède une vaste expérience dans ce processus avec plusieurs clients, la plupart travaillant dans le secteur de la construction. Grâce à cette expérience, notre société a développé une méthodologie efficace de catalogage. Cela se fait en reportant les minutes et en tirant parti des meilleures pratiques pour l’entreprise et Microsoft Excel. Nous pouvons le faire progresser encore plus en fournissant la connexion des minutes de réunion à télécharger de manière transparente dans un environnement cloud Microsoft SharePoint où tous les participants concernés peuvent y accéder selon leurs besoins.

Principes de base et construction du procès-verbal de la réunion

Tout d’abord, nous appliquons un en-tête simple au document Excel qui affiche le logo et la marque de l’entreprise ainsi que les informations générales associées à la réunion.

En-tête avec logo

Titre du projet : (Les titres de projet unique s’appliquent généralement à des projets plus importants avec leurs propres ensembles de réunions)

Lieu : (lieu physique de la réunion)

Objet : (sujet général de la réunion)

Date de la réunion : (mm / jj / aaaa)

Réunion n ° : (le catalogage en utilisant les meilleures pratiques est très important, nous en parlerons plus tard)

Participants attendus : (Oui / Non, nom, entreprise)

Gérer la réunion efficacement

Nous utilisons une méthode très flexible pour ajouter des lignes qui exploite les objets ActiveX en combinaison avec Excel VBA. C’est une façon d’avoir uniquement la quantité nécessaire de lignes et non un ensemble statique de cellules vides. Vous n’aurez pas à vous soucier d’avoir des cellules vides en vous demandant si vous avez accidentellement supprimé un élément important. Cette feuille de calcul est conçue pour ne contenir que ce dont vous avez besoin et vous donne l’autorisation d’ajouter des participants supplémentaires si nécessaire.