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Comment tirer parti d’Excel dans votre travail quotidien ?
Excel est un outil précieux pour les personnes dans de nombreuses professions différentes depuis un certain temps maintenant. De nombreuses carrières exigent que les candidats démontrent leur connaissance de ce programme Microsoft.
Presque tous les utilisateurs connaissent les fonctionnalités de base qu'offre Excel, notamment la collecte, le stockage et l'analyse de données, mais même les utilisateurs quotidiens d'Excel peuvent ignorer certains avantages qui peuvent améliorer leur productivité. Pour mieux tirer parti d'Excel, les utilisateurs doivent utiliser davantage de ces fonctionnalités sophistiquées dans leurs tâches habituelles.
La mise en forme conditionnelle
La mise en forme conditionnelle permet aux utilisateurs d'analyser plus facilement les données en mettant en évidence et en identifiant des modèles dans leurs feuilles de calcul. Les utilisateurs d'Excel et les experts appellent cela leur fonctionnalité préférée.
Il permet l'utilisation de l'italique, des couleurs, des surlignages... pour souligner les informations importantes et les rendre plus lisibles. Le formatage conditionnel permet également aux utilisateurs de comparer des listes et des valeurs. L'utilisation de cette fonctionnalité ne prend que quelques clics et peut être facilement apprise grâce à des didacticiels vidéo.
Remplissage Flash
De nombreux utilisateurs ignorent le remplissage Flash, une fonctionnalité qui repère les modèles dans les données et utilise ces modèles pour formater automatiquement les numéros de téléphone et les adresses e-mail, ainsi que pour extraire les initiales des noms et séparer les prénoms et les noms.
Si Flash Fill n'est pas activé, les utilisateurs doivent simplement cliquer sur « Fichier », puis sur « Options ». Ils cliquent ensuite sur « Avancé » et cochent la case « Remplir automatiquement le flash ». Ensuite, ils n'auront plus à effectuer un formatage fastidieux et redondant.
Collage spécial
Les fonctions de copier-coller font gagner un temps considérable aux travailleurs. Dans Excel, Collage spécial permet à l'utilisateur de ne copier qu'une partie des données d'une cellule et de la coller dans une autre au lieu d'avoir à transférer la cellule entière.
Par exemple, ils peuvent vouloir coller uniquement la mise en forme et non les données elles-mêmes. Pour effectuer ce transfert, ils peuvent simplement sélectionner parmi l'option de formules qui se trouve dans la fenêtre Collage spécial. Cette fonctionnalité est un autre excellent gain de temps pour l'utilisateur Excel.
Fonction de filtrage et de tri
Cette fonctionnalité est assez bien connue mais peut être sous-utilisée par certaines personnes, en particulier lorsqu'elles travaillent avec le référencement.
Les utilisateurs peuvent filtrer les termes courants à partir d'une liste de données, ce qui permet de déterminer facilement les termes de recherche Internet courants. En outre, la fonction de tri avancé identifie les mots-clés avec un volume de recherche élevé.
Tableaux croisés dynamiques
Pour les utilisateurs qui redoutent d'écrire des formules, les tableaux croisés dynamiques sont un excellent outil. Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs de résumer une grande quantité de données dans des tableaux et des listes sans générer de formule.
Pour utiliser les tableaux croisés dynamiques, l'utilisateur clique dans le tableau de données et accède à « Insertion> Tableau croisé dynamique ». Ils mettent ensuite en évidence la zone souhaitée et cliquent sur « OK ». La barre de droite permet aux utilisateurs de faire glisser les champs de table présents dans les champs du haut à leur juste place dans les cases du bas. Cette fonctionnalité est une solution élégante et simple pour résumer les données.
Recherche d’objectifs
La recherche d'objectifs fonctionne lorsque les utilisateurs connaissent déjà la réponse mais ont besoin d'un rapport pour démontrer cette réponse. La recherche d'objectifs donne à l'utilisateur les bons chiffres à saisir dans les formules afin d'obtenir le résultat correct.
Pour utiliser la recherche d'objectifs, l'utilisateur doit accéder à « Données. Outils de données > Analyse d’hypothèses > Recherche d’objectifs. » Ensuite, dans la zone « Définir la cellule », ils doivent choisir la cellule qui a besoin de la formule créée. L'utilisateur entre ensuite la bonne réponse dans la case « À la valeur ». Enfin, ils doivent choisir la valeur d'entrée à ajuster et cliquer sur « OK ».
Les utilisateurs d'Excel tirent rarement pleinement parti du logiciel, se reposant plutôt sur les fonctionnalités les plus connues. L'apprentissage et l'application de fonctionnalités plus sophistiquées de ce programme permettent aux utilisateurs d'être plus précis tout en utilisant un large éventail de données. Ils peuvent également créer des rapports et des graphiques présentant un niveau d'analyse plus élevé.
Mieux encore, lorsqu'il est utilisé correctement, Excel peut rationaliser même les utilisations professionnelles les plus compliquées, ce qui permet aux employés de gagner du temps pendant qu'ils créent un meilleur produit. En fait, Excel présente des avantages presque illimités lorsque les utilisateurs apprennent et explorent toutes les fonctionnalités.
