Des fonctions utiles Excel pour les ressources humaines

Microsoft Excel n’est pas un substitut à votre système de gestion RH de base ou à l’analyse avancée des personnes, mais en tant qu’outil de suivi quotidien et de reporting ad hoc pour les RH, il est difficile à battre. L’utilisation de formules et de fonctions de ressources humaines dans Excel pour répondre aux questions et prendre de meilleures décisions vous aidera à devenir un professionnel des ressources humaines axé sur les données. Cela vous aidera également à comprendre ce que vos outils d’analyse intégrés vous disent.

Utiliser Excel est plus facile, plus rapide et moins coûteux que de compter sur l’informatique pour la création de rapports, et il est probable que votre équipe RH compte une ou plusieurs personnes qui en connaissent au moins un peu.

Travailler avec des dates

Commençons par quelques fonctions couramment utilisées pour gérer les dates.

Excel stocke les dates sous forme de numéros de série séquentiels commençant par 1, à partir du 1er janvier 1900 à 00h00. Le 16 mars 2021 est 4427, car c’est le 44271 e jour depuis le début de l’heure d’Excel.

Excel nous permet de stocker, comparer et calculer les dates et heures de plusieurs façons. Il existe seize formats standard pour les dates et les règles de mise en forme personnalisées vous donnent encore plus de contrôle sur l’affichage. Pour choisir un format, cliquez avec le bouton droit sur une cellule ou une liste de dates et sélectionnez l’un des formats de date ou choisissez les formats personnalisés pour en voir encore plus.

Utilisation de la fonction Aujourd’hui

La fonction AUJOURD’HUI est un raccourci qui permet de gagner du temps. Il récupère la date et l’heure du jour sur votre ordinateur, de sorte qu’il se met à jour automatiquement. Vos feuilles de calcul sont automatiquement mises à jour lorsque vous les ouvrez ou les modifiez.

La fonction est pratique pour calculer des choses comme l’âge, le temps de service ou tout autre cas où la période que vous utilisez n’a pas de fin spécifique. Par exemple, si vous souhaitez calculer l’âge d’un employé, vous pouvez soustraire sa date de naissance à celle d’aujourd’hui. Nous commençons par formater la colonne pour afficher les années au lieu d’un numéro de série ou d’une date.

Trouver la différence entre deux dates

Certaines des choses que nous faisons le plus fréquemment en RH mesurent la différence entre deux dates. Nous utilisons ces calculs pour de nombreuses raisons, y compris des éléments de base comme l’âge des employés, le temps de service, l’admissibilité aux avantages sociaux, les pensions et l’ancienneté.

Il existe de nombreuses façons de calculer la différence. La façon dont vous les calculez dépend des pratiques de votre entreprise, du secteur d’activité et du pays ou de la région.

Filtrer les données

Si vous suivez dans une feuille de calcul Excel, vous avez probablement remarqué que vos tableaux ont automatiquement des filtres. Les filtres vous font gagner du temps lorsque vous souhaitez découper et découper des données. Ils peuvent également être utiles lorsque vous souhaitez valider les données d’une table.

Supposons que vous deviez effectuer un suivi des évaluations de performance qui n’ont pas été achevées. Vous disposez d’un rapport qui répertorie tous vos employés avec le statut d’évaluation.

Vous pouvez trier la feuille de calcul par statut et copier et coller ceux dont vous avez besoin pour suivre, mais il est facile d’appliquer un filtre en sélectionnant le statut que vous souhaitez suivre. Dans cet exemple, nous voulons trouver toutes les évaluations qui n’avaient pas été lancées.