Utilisation d’Excel pour gérer le coût du retard d’un projet

L’évaluation du coût du retard d’un projet est un outil de gestion important, en particulier lorsqu’il existe plusieurs projets qui utilisent tous les mêmes ressources finies. Les projets ne peuvent pas tous démarrer en même temps s’ils ont tous besoin des mêmes ressources, alors lequel est choisi pour commencer ?

L’évaluation du coût du retard montrera l’impact sur le profit de l’organisation si un projet est retardé, ce qui aide les gestionnaires à évaluer la répartition des ressources afin d’atténuer l’impact financier.

En outre, la plupart des projets au sein des organisations comportent un élément de dérapage. Souvent, en raison de circonstances extérieures ou de quelque chose d’imprévu, les jalons et les dates d’achèvement doivent souvent être redéfinis, ce qui peut avoir un impact important sur le moment où le projet est terminé.

En termes de profit de l’organisation, cela aura un impact négatif, qui pourrait avoir de graves répercussions ailleurs, par exemple un avertissement sur les bénéfices si l’organisation est une société anonyme, ce qui pourrait entraîner une baisse du cours de l’action.

Cela pourrait s’appliquer au développement d’un nouveau produit ou service au sein de l’organisation, ou à une rationalisation des départements au sein de l’organisation qui conduirait à des économies de coûts.

Lorsque la décision est prise d’entreprendre un projet, un budget est calculé sur une période de temps pour suivre les coûts et s’assurer qu’un profit est réalisé. Après tout, il n’y a aucun intérêt dans un projet qui n’ait pas d’effet positif sur le profit de l’organisation.

Excel est un outil idéal pour suivre les bénéfices réalisés sur l’échelle de temps. L’échelle de temps peut être exprimée en semaines, en mois ou en années.

Le budget initial calculé est effectivement la base de référence du projet. Il s’agit généralement du meilleur calcul des nombres, basé sur tous les facteurs et contraintes connus à l’époque.

Exemple de coût de retard dans Excel

Par exemple, une organisation développe un nouveau produit. Il est prévu qu’il faudra 3 mois pour se développer, et 9 mois supplémentaires de l’exercice pour vendre.

Voici à quoi ressemblerait le budget dans Excel :

Des calculs peuvent être effectués pour définir des pourcentages pour les types de coûts, qui peuvent être facilement ajustés. La projection pourrait également inclure des calculs de flux de trésorerie actualisés pour le rendement net.

Excel permet aux gestionnaires de jongler avec les facteurs de coût et de revenu et d’établir des scénarios afin d’obtenir le meilleur scénario et le meilleur profit pour le projet, en tenant compte de diverses hypothèses et connaissances.

Dans l’exemple, le développement aurait lieu dans les 3 premiers mois, avec une certaine commercialisation au cours des mois 2 et 3 afin de sensibiliser le public.

Au mois 4, le produit est prêt pour le marché, et les revenus des ventes et les coûts sont désormais en croissance pour les mois suivants.

Tout semble bon avec un bénéfice net cumulatif important à la fin du 12^e mois. Le projet est approuvé et tout est parti.

Cependant, les plans les mieux conçus ne fonctionnent pas toujours comme prévu. Supposons qu’au mois 3, un fournisseur de composants entre dans l’administration et cause un problème de chaîne d’approvisionnement, ou que le gouvernement interdit l’importation d’un composant vital de l’étranger. De plus, une ressource importante sur ce projet pourrait être nécessaire pour un autre projet urgent qui est plus important. Des solutions doivent être trouvées à ces problèmes, et cela prend du temps.

Ce sont des événements totalement imprévus et hors de contrôle du chef de projet. L’effet est de repousser le lancement du produit d’un mois, et d’avoir un mois supplémentaire de coûts de développement et des coûts de marketing supplémentaires au mois 4.

Conclusion

Excel est un très bon outil pour évaluer le coût du retard sur un projet. Cela peut être utilisé pour décider entre deux ou même plusieurs projets, et l’ordre dans lequel ils sont exécutés.

S’il y a un retard inattendu sur un projet, cela peut également permettre aux gestionnaires de générer différents scénarios pour atténuer l’impact financier du retard.

Excel offre une flexibilité énorme en termes d’affichage et de calcul des données et de présentation sous forme de graphique, et il est facile pour quiconque de créer une feuille de calcul pour calculer le coût du retard pour les projets.