Configurer un système de vérification automatique des erreurs dans les rapports Excel

La recherche d’erreurs est un aspect important du regroupement de comptes, car beaucoup de choses peuvent mal tourner :

• Vous pourriez avoir des milliers de comptes dans votre grand livre, et si vous placez l’un d’entre eux dans le mauvais groupe, vous pourriez mal déclarer les soldes dans deux groupes.
• Dans de nombreuses entreprises, de nouveaux comptes sont ajoutés fréquemment, sans avertissement aux personnes qui travaillent quotidiennement avec ces comptes. Ainsi, lorsque des transactions se produisent sur de nouveaux comptes, vos rapports ne les ont peut-être pas encore inclus.
• Les données de votre plan comptable dans la feuille Meta peuvent avoir un signe incorrect pour le solde naturel d’un compte. Cela entraînerait des nombres à être ajoutés ou soustraits de manière incorrecte.
• Vos données sources peuvent être incorrectes, incomplètes ou tronquées.

Et par conséquent, il est judicieux de mettre en place un système d’alerte d’erreur pour vos rapports.

La stratégie générale d’alerte d’erreur dans Excel

Tout d’abord, vous gérez un tableau récapitulatif des erreurs dans votre classeur, dans une feuille de calcul. Cette table maintient une liste de calculs qui renvoient TRUE si une erreur est détectée et FALSE dans le cas contraire. Souvent, ces calculs font référence à d’autres vérifications d’erreurs, comme vous le verrez bientôt.

Deuxièmement, dans une cellule nommée, vous définissez une formule qui renvoie VRAI si l’un de ces contrôles d’erreur renvoie VRAI.

Troisièmement, vous configurez vos rapports pour qu’il soit TRÈS évident lorsque cette cellule d’erreur nommée renvoie VRAI.

Quatrièmement, à mesure que vous découvrez d’autres façons dont les erreurs peuvent se produire, vous ajoutez des vérifications pour celles-ci à votre table de vérification des erreurs.

Configuration du tableau récapitulatif des erreurs

Le tableau suivant, qui peut devenir assez volumineux, vérifie toutes les erreurs probables dans votre rapport.

La première ligne du tableau effectue deux tâches. Tout d’abord, si vous entrez VRAI ou 1 dans la cellule G3, vous la forcez à signaler une erreur. Et cela vous permet de vérifier votre système d’alerte d’erreur, auquel nous reviendrons dans quelques minutes.

Deuxièmement, lorsque vous entrez une formule dans un tableau Excel, Excel copie cette formule dans le reste de la colonne du tableau, mais uniquement lorsque la colonne d’origine était vide ou avait la même formule. Par conséquent, en entrant une constante dans la cellule G3, nous arrêtons ce comportement dans ce tableau. Nous voulons faire cela, car chaque formule de la colonne Erreur est censée être différente.